Baufirma gründen: Mit einer Vorrats-GmbH sofort ausschreibungsfähig

Wer im Baugewerbe Aufträge gewinnen will, braucht mehr als Fachwissen und Personal. Auftraggeber verlangen eine Reihe von Nachweisen, die sich nur mit einer bereits eingetragenen Gesellschaft beschaffen lassen. Dieser Beitrag erklärt, welche Pflichten und Bescheinigungen beim Start einer Baufirma anfallen und warum eine Vorrats-GmbH den Zeitplan deutlich verkürzen kann.

Warum Bauherren eine eingetragene GmbH verlangen

Im Baugewerbe ist die Haftungsfrage zentral. Ein Bauherr oder Generalunternehmer vergibt Leistungen in der Regel nur an Unternehmen, deren Rechtsform, Vertretungsbefugnis und Existenz sich mit einem Handelsregisterauszug belegen lassen. Eine GmbH in Gründung ("i. G.") erfüllt diese Anforderung nicht: Bis zur Eintragung haften die Gesellschafter persönlich, und viele Vergabestellen akzeptieren eine noch nicht eingetragene Gesellschaft schlicht nicht als Bieter.

Hinzu kommt: Nahezu alle Bescheinigungen, die ein Bauunternehmen für die Angebotsabgabe benötigt, werden auf die Gesellschaft ausgestellt – Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Krankenkassen und SOKA-BAU setzen eine bestehende Firma mit Steuernummer, Betriebsnummer und Handelsregistereintrag voraus. Ohne eingetragene GmbH beginnt dieser Prozess gar nicht erst.

Vorrats-GmbH statt Neugründung: der Zeitvorteil

Eine Neugründung dauert vom Notartermin bis zur Eintragung in der Regel zwei bis sechs Wochen, abhängig vom Registergericht und davon, wie schnell die Bank die Kapitaleinzahlung bestätigt. Eine Vorratsgesellschaft ist dagegen bereits eingetragen, das Stammkapital ist voll eingezahlt und die Gesellschaft hat noch nie operativ gearbeitet. Nach dem Notartermin, bei dem die Anteile übertragen und Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand sowie Geschäftsführung angepasst werden, kann der neue Eigentümer sofort handeln. Die Übertragung selbst ist bei Anbietern wie Firmenexpress innerhalb von 48 Stunden möglich; die Eintragung der Änderungen im Register folgt nach.

Handwerkskammer oder handwerksähnliches Gewerbe?

Vor der Gewerbeanmeldung sollten Sie klären, in welche Kategorie Ihre Tätigkeit fällt:

• Zulassungspflichtige Handwerke (Anlage A HwO): Dazu gehören unter anderem Maurer und Betonbauer, Zimmerer, Dachdecker, Straßenbauer, Installateure und seit 2020 wieder Fliesenleger. Die GmbH wird nur in die Handwerksrolle eingetragen, wenn ein Betriebsleiter mit Meisterbrief oder gleichwertiger Qualifikation benannt wird. Dieser muss nicht Gesellschafter sein, aber tatsächlich im Betrieb tätig.
• Zulassungsfreie Handwerke (Anlage B1): Hier reicht die Anzeige bei der Handwerkskammer; ein Meister ist nicht erforderlich.
• Handwerksähnliche Gewerbe (Anlage B2): Beispielsweise Bodenleger, Bautentrocknung oder Asphaltierer. Auch hier erfolgt lediglich eine Eintragung in das Verzeichnis der Kammer.

Reine Bauträger- oder Generalunternehmertätigkeiten ohne eigene handwerkliche Ausführung unterliegen nicht der Handwerksordnung, benötigen aber je nach Modell eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Lassen Sie den Unternehmensgegenstand der GmbH so formulieren, dass er die tatsächliche Tätigkeit abdeckt – die Handwerkskammer prüft den Registerauszug.

Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG

Erbringt ein Unternehmen Bauleistungen an einen unternehmerischen Auftraggeber, muss dieser grundsätzlich 15 Prozent der Rechnungssumme einbehalten und an das Finanzamt abführen (Bauabzugsteuer, § 48 EStG). Das gilt nicht, wenn der Bauunternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorlegt. Ohne diese Bescheinigung fehlen Ihnen in der Praxis 15 Prozent der Liquidität bei jeder Rechnung, bis das Finanzamt die Beträge bei der nächsten Veranlagung anrechnet.

Die Freistellungsbescheinigung beantragen Sie beim Betriebsstättenfinanzamt der GmbH. Voraussetzung ist, dass der Steueranspruch nicht gefährdet erscheint – bei einer neuen Gesellschaft prüft das Finanzamt in der Regel, ob steuerliche Pflichten erfüllt werden und eine inländische Betriebsstätte vorliegt. Die Bescheinigung wird meist für bis zu drei Jahre erteilt, teils zunächst befristet kürzer. Auftraggeber können die Gültigkeit online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen und tun das regelmäßig. Beantragen Sie die Bescheinigung daher unmittelbar nach der steuerlichen Erfassung der GmbH.

BG BAU: Anmeldung innerhalb einer Woche

Jedes Bauunternehmen ist bei der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) pflichtversichert. Die Anmeldung muss nach § 192 SGB VII innerhalb einer Woche nach Aufnahme des Betriebs erfolgen. Sobald die GmbH Bauleistungen erbringt oder Personal beschäftigt, läuft diese Frist. Die BG BAU erteilt auf Antrag eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, die bestätigt, dass Beiträge ordnungsgemäß gezahlt werden – ein Dokument, das Generalunternehmer vor Vertragsschluss praktisch immer anfordern, weil sie für die Beiträge ihrer Nachunternehmer haften können.

SOKA-BAU: Urlaubskasse und Meldepflicht

Betriebe, die überwiegend Bauleistungen im Sinne der Bautarifverträge erbringen, unterliegen dem Sozialkassenverfahren der SOKA-BAU. Die Teilnahme ist durch das Sozialkassenverfahrensicherungsgesetz abgesichert und gilt unabhängig von einer Tarifbindung. Der Betrieb meldet sich an, meldet monatlich die gewerblichen Arbeitnehmer und führt Beiträge ab, aus denen unter anderem Urlaubsansprüche und die Berufsausbildung finanziert werden. Auch hier gilt: Auftraggeber verlangen eine aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der SOKA-BAU, da sie als Bürgen für ausstehende Beiträge in Anspruch genommen werden können. Ob Ihr Betrieb unter den Geltungsbereich fällt, hängt von der konkreten Tätigkeit ab; im Zweifel empfiehlt sich eine schriftliche Anfrage bei der SOKA-BAU.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen: Was Auftraggeber sehen wollen

Bei größeren Projekten und bei öffentlichen Vergaben werden regelmäßig folgende Nachweise angefordert:

Jede dieser Bescheinigungen braucht eine existierende, eingetragene Gesellschaft als Antragsteller. Das ist der eigentliche Grund, weshalb die Rechtsform vor allem anderen stehen muss.

Präqualifikation nach VOB (PQ-VOB)

Für öffentliche Bauaufträge nach VOB/A können Bieter ihre Eignung durch Eintragung in das Präqualifikationsverzeichnis des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen nachweisen. Statt bei jeder Ausschreibung einen Stapel Einzelnachweise beizufügen, wird nur die PQ-Nummer angegeben; die Vergabestelle ruft die hinterlegten Dokumente ab. Geprüft werden unter anderem die oben genannten Bescheinigungen, der Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, Referenzen vergleichbarer Leistungen und das Fehlen von Ausschlussgründen.

Für ein junges Unternehmen ist die Hürde vor allem die Umsatz- und Referenzhistorie. Die Präqualifizierungsstellen akzeptieren in der Regel auch kürzere Zeiträume, wenn das Unternehmen noch nicht drei Jahre besteht; entscheidend ist dann, was tatsächlich vorgelegt werden kann. Wer eine bestehende Baufirma in eine neue GmbH überführt, kann unter Umständen Referenzen der handelnden Personen einbringen. Die Eintragung wird jährlich überprüft und ist gebührenpflichtig; die Kosten liegen in der Regel im mittleren dreistelligen bis niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr.

Empfohlene Reihenfolge nach der Übernahme

1. Notartermin: Anteilsübertragung, Änderung von Firma, Sitz, Gegenstand und Geschäftsführung.
2. Gewerbeanmeldung und, falls erforderlich, Eintragung in die Handwerksrolle.
3. Steuerliche Erfassung beim Finanzamt; parallel Antrag auf Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG.
4. Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit, Anmeldung bei der BG BAU innerhalb einer Woche nach Betriebsaufnahme.
5. Anmeldung bei der SOKA-BAU, sofern der Betrieb unter den Geltungsbereich fällt.
6. Betriebshaftpflicht auf die GmbH abschließen.
7. Unbedenklichkeitsbescheinigungen sammeln, Präqualifikation beantragen.

Weitere Einzelheiten zur Vorratsgesellschaft für das Baugewerbe finden Sie unter Vorratsgesellschaft Baugewerbe; der allgemeine Übernahmeprozess ist unter Ablauf beschrieben.

Fazit

Im Baugewerbe hängt die Auftragsfähigkeit an einer Kette von Nachweisen, die alle eine eingetragene Gesellschaft voraussetzen. Eine Vorrats-GmbH verschafft Ihnen diesen Ausgangspunkt sofort, nimmt Ihnen aber keine Anmeldung ab. Wer die Reihenfolge – Register, Gewerbe, Finanzamt, BG BAU, SOKA-BAU, Präqualifikation – von Anfang an plant, kann innerhalb weniger Wochen vollständig ausschreibungsfähig sein, statt mehrere Monate auf Eintragung und Bescheinigungen zu warten.

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