Geschäftskonto für die GmbH: Warum die Kontoeröffnung oft der längste Schritt ist

Wer eine GmbH gründet, rechnet mit Wartezeit beim Handelsregister. Dass die Eröffnung des Geschäftskontos häufig länger dauert als alle anderen Schritte zusammen, überrascht viele Gründer. Der Grund liegt in den gesetzlichen Prüfpflichten der Banken und in deren Risikoabwägung. Dieser Beitrag erklärt, was bei der Kontoeröffnung geprüft wird, warum Anträge abgelehnt werden, welche Banktypen in Frage kommen und wie die Kontoübernahme bei einer Vorratsgesellschaft funktioniert.

Warum die Bank so gründlich prüft

Banken sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Bevor sie eine Geschäftsbeziehung begründen, müssen sie den Vertragspartner identifizieren, die wirtschaftlich Berechtigten ermitteln und den Zweck der Geschäftsbeziehung verstehen (§§ 10 ff. GwG). Dieser Prozess wird branchenüblich als KYC bezeichnet – Know Your Customer. Bei einer Kapitalgesellschaft ist er aufwendiger als bei einer Privatperson, weil die Bank die Gesellschaft, ihre Vertreter und ihre Eigentümerstruktur gleichzeitig durchleuchten muss.

Konkret verlangt die Bank in der Regel:

• Gesellschaftsvertrag oder notarielle Gründungsurkunde,
• Handelsregisterauszug oder – vor Eintragung – die notarielle Urkunde mit Registeranmeldung,
• Gesellschafterliste,
• Ausweisdokumente aller Geschäftsführer und aller wirtschaftlich Berechtigten (natürliche Personen mit mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte),
• Angaben zur geplanten Geschäftstätigkeit, zu erwarteten Umsätzen und zur Herkunft des Kapitals,
• bei Beteiligung ausländischer Gesellschafter zusätzliche Nachweise zur Konzernstruktur.

Jede Lücke in den Unterlagen führt zu Rückfragen, und jede Rückfrage kostet Tage. Die Bearbeitungszeit hängt zudem davon ab, wie die Bank das Risikoprofil einstuft: Ein deutscher Alleingesellschafter-Geschäftsführer mit Handwerksbetrieb wird schneller geprüft als eine Holding mit Gesellschaftern in mehreren Ländern.

Typische Ablehnungsgründe

Banken müssen keinen Geschäftskunden annehmen. Ein Kontrahierungszwang wie beim Basiskonto für Verbraucher existiert für Unternehmen nicht. Ablehnungen erfolgen in der Praxis vor allem in diesen Fällen:

• Branchen mit erhöhtem Geldwäscherisiko nach Einschätzung der Bank: Krypto-Handel, Glücksspiel, Erotik, Waffenhandel, Edelmetallhandel, Zahlungsdienste, teilweise auch Import-Export mit bestimmten Ländern oder Gebrauchtwagenhandel.
• Unklare Eigentümerstruktur, etwa Treuhandverhältnisse oder Gesellschafter in Staaten mit erhöhtem Risiko.
• Negative Auskünfte zu Geschäftsführern oder Gesellschaftern, beispielsweise frühere Insolvenzen.
• Fehlende wirtschaftliche Substanz: Keine Geschäftsadresse außer einem Briefkasten, kein nachvollziehbares Geschäftsmodell.
• Reine Holding- oder Vermögensverwaltungsstrukturen ohne operatives Geschäft, die manche Neobanken grundsätzlich nicht aufnehmen.

Eine Ablehnung wird selten begründet. Wer in eine der genannten Kategorien fällt, sollte von vornherein bei mehreren Instituten parallel anfragen und die Geschäftstätigkeit transparent und vollständig darstellen.

Filialbank oder Fintech?

Für GmbH-Geschäftskonten kommen im Wesentlichen drei Anbietertypen in Betracht: klassische Filial- und Genossenschaftsbanken, Direktbanken sowie Fintechs beziehungsweise Neobanken wie Qonto, Finom oder Holvi. Keine Variante ist pauschal besser; die Unterschiede liegen in Tempo, Betreuung und Leistungsumfang.

Ein Punkt verdient besondere Beachtung: Einige Fintechs sind keine Banken, sondern Zahlungs- oder E-Geld-Institute, die mit einer Partnerbank zusammenarbeiten. Das ist rechtlich zulässig, hat aber Folgen für die Einlagensicherung und dafür, ob Behörden und Geschäftspartner das Konto als vollwertiges Geschäftskonto akzeptieren. Prüfen Sie, ob der Anbieter eine deutsche IBAN ausgibt und wie Guthaben abgesichert sind.

Viele Unternehmer kombinieren: ein schnell eröffnetes Fintech-Konto für den operativen Start und parallel eine Hausbankbeziehung für Finanzierung und Bargeld.

Stammkapital-Einzahlung und Bankbestätigung

Bei einer Neugründung muss das Konto vor der Handelsregisteranmeldung existieren: Die Geschäftsführer versichern gegenüber dem Registergericht, dass das Stammkapital – mindestens ein Viertel jedes Geschäftsanteils, insgesamt mindestens 12.500 Euro – eingezahlt wurde und sich zu ihrer freien Verfügung befindet (§ 8 Abs. 2 GmbHG). Viele Notare und Registergerichte verlangen dafür einen Einzahlungsbeleg oder eine Bankbestätigung.

Dafür eröffnet die Bank zunächst ein Konto für die GmbH „in Gründung". Genau hier entsteht die bekannte Verzögerung: Ohne Konto keine Einzahlung, ohne Einzahlung keine Anmeldung, ohne Anmeldung keine Eintragung – und manche Banken eröffnen Konten für Gesellschaften in Gründung nur zögerlich. Bei einer Vorratsgesellschaft entfällt dieser Schritt, weil die Gesellschaft bereits eingetragen und das Stammkapital bereits eingezahlt ist. Mehr dazu unter /vorratsgesellschaften.html.

Kontoübernahme bei einer Vorratsgesellschaft

Eine Vorratsgesellschaft verfügt in der Regel bereits über ein Geschäftskonto, auf dem das Stammkapital liegt. Mit dem Erwerb der Geschäftsanteile wechseln Gesellschafter und meist auch Geschäftsführer. Das Konto bleibt dasselbe, die Bank muss jedoch die Verfügungsberechtigten umschreiben und den neuen wirtschaftlich Berechtigten identifizieren. Die Bank führt also eine erneute, verkürzte KYC-Prüfung durch.

Der Käufer legt dafür üblicherweise vor:

1. die notarielle Urkunde über Anteilsabtretung und Gesellschafterbeschlüsse (Geschäftsführerwechsel, gegebenenfalls Änderung von Firma, Sitz und Unternehmensgegenstand),
2. die neue Gesellschafterliste,
3. den Handelsregisterauszug nach Eintragung der Änderungen oder – je nach Bank – vorab die Registeranmeldung,
4. Ausweisdokumente der neuen Geschäftsführer und wirtschaftlich Berechtigten,
5. Angaben zur künftigen Geschäftstätigkeit.

Manche Banken setzen die Umschreibung erst nach Eintragung der Änderungen im Handelsregister um; bis dahin verfügen die bisherigen Berechtigten. Seriöse Anbieter regeln im Kaufvertrag, dass der Verkäufer in dieser Zwischenzeit keine Verfügungen vornimmt und an der Umschreibung mitwirkt. Alternativ kann der Käufer ein neues Konto bei einer Bank seiner Wahl eröffnen und das Guthaben nach Umschreibung übertragen.

Fazit

Die Kontoeröffnung ist kein Formalakt, sondern eine Risikoprüfung, auf deren Tempo Sie nur begrenzt Einfluss haben. Beschleunigen lässt sie sich durch vollständige Unterlagen, eine klare Darstellung des Geschäftsmodells und parallele Anfragen bei mehreren Instituten. Fintechs sind meist schneller, Filialbanken breiter aufgestellt. Wer eine Vorratsgesellschaft mit bestehendem Konto übernimmt, spart den Schritt der Kontoeröffnung in Gründung, muss aber die Umschreibung der Verfügungsberechtigten einplanen.

Häufige Fragen