Der Geschäftsführer ist das handelnde Organ der GmbH. Er vertritt die Gesellschaft nach außen, führt die Geschäfte nach innen und trägt die Verantwortung dafür, dass gesetzliche Pflichten eingehalten werden. Die Haftungsbeschränkung der GmbH schützt die Gesellschafter – den Geschäftsführer schützt sie nur, solange er seine Pflichten erfüllt. Dieser Überblick fasst die wichtigsten Regeln zusammen.
Bestellung, Eintragung und Vertretung
Geschäftsführer wird, wer durch Gesellschafterbeschluss oder im Gesellschaftsvertrag bestellt wird (§ 6, § 46 Nr. 5 GmbHG). Die Bestellung ist sofort wirksam; die Eintragung im Handelsregister (§ 39 GmbHG) ist nur deklaratorisch, hat aber Publizitätswirkung: Dritte dürfen auf den Registerstand vertrauen. Bei der Anmeldung versichert der Geschäftsführer, dass keine Bestellungshindernisse vorliegen, etwa bestimmte Vorstrafen oder ein Berufsverbot (§ 6 Abs. 2 GmbHG). Falsche Angaben sind strafbar.
Nach außen vertritt der Geschäftsführer die Gesellschaft unbeschränkt (§ 35, § 37 Abs. 2 GmbHG). Beschränkungen aus Satzung, Geschäftsordnung oder Anstellungsvertrag – etwa Zustimmungsvorbehalte der Gesellschafter für Investitionen über einem bestimmten Betrag – wirken nur im Innenverhältnis. Überschreitet der Geschäftsführer sie, ist das Geschäft wirksam, er macht sich aber gegenüber der Gesellschaft haftbar. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, gilt ohne abweichende Regelung Gesamtvertretung.
Die Sorgfaltspflicht nach § 43 GmbHG
Zentrale Norm ist § 43 Abs. 1 GmbHG: Der Geschäftsführer hat „in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden“. Verletzt er diese Pflicht, haftet er der Gesellschaft auf Schadensersatz – persönlich und mit seinem Privatvermögen. Die Rechtsprechung billigt ihm bei unternehmerischen Entscheidungen jedoch einen Ermessensspielraum zu: Wer auf angemessener Informationsgrundlage, frei von Interessenkonflikten und nachvollziehbar zum Wohl der Gesellschaft entscheidet, haftet nicht, wenn sich die Entscheidung später als Fehlschlag erweist. Dokumentation ist deshalb der beste Schutz. Ansprüche nach § 43 verjähren in fünf Jahren (§ 43 Abs. 4 GmbHG).
Zur Sorgfaltspflicht gehört auch die Legalitätspflicht: Der Geschäftsführer muss dafür sorgen, dass sich die Gesellschaft an Gesetze hält, und bei arbeitsteiliger Organisation Mitarbeiter sorgfältig auswählen, anweisen und überwachen.
Buchführung und Jahresabschluss
Nach § 41 GmbHG ist der Geschäftsführer dafür verantwortlich, dass die Bücher ordnungsgemäß geführt werden. Die Pflicht ergibt sich im Einzelnen aus §§ 238 ff. HGB: doppelte Buchführung, Inventur, Jahresabschluss innerhalb der gesetzlichen Fristen, zehnjährige Aufbewahrung von Belegen. Die Delegation an einen Steuerberater ist üblich und zulässig, entbindet aber nicht von der Überwachung. Fehlende oder unbrauchbare Buchführung ist in der Insolvenz nach § 283b StGB strafbar und führt in der Praxis regelmäßig zu persönlicher Haftung, weil der Geschäftsführer den Eintritt der Insolvenzreife nicht belegen kann.
Krisenpflichten: Verlustanzeige und Insolvenzantrag
Verlust der Hälfte des Stammkapitals
Ergibt sich aus der Jahresbilanz oder einer Zwischenbilanz, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist, muss der Geschäftsführer unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen (§ 49 Abs. 3 GmbHG). Die Gesellschafter sollen so früh Gelegenheit erhalten, über Sanierung, Kapitalzufuhr oder Liquidation zu entscheiden. Die Unterlassung ist nach § 84 GmbHG strafbar. Bei einer UG mit geringem Stammkapital ist diese Schwelle schnell erreicht – ein Punkt, der bei der Wahl der Rechtsform zwischen GmbH und UG bedacht werden sollte.
Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO
Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung muss der Geschäftsführer ohne schuldhaftes Zögern Insolvenzantrag stellen, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung. Die Fristen sind Höchstfristen; sie dürfen nur ausgeschöpft werden, wenn eine Sanierung ernsthaft aussichtsreich ist. Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen die Verbindlichkeiten nicht mehr deckt und die Fortführung in den nächst zwölf Monaten nicht überwiegend wahrscheinlich ist.
Verspätete Antragstellung ist strafbar (§ 15a Abs. 4 InsO) und löst zivilrechtlich die Haftung für alle Zahlungen aus, die nach Eintritt der Insolvenzreife noch geleistet werden (§ 15b InsO). Diese Ansprüche macht der Insolvenzverwalter geltend; sie erreichen häufig sechsstellige Beträge, weil jede einzelne Zahlung erfasst wird, nicht nur der Saldo.
Wichtig: Der Geschäftsführer muss die wirtschaftliche Lage laufend überwachen. Wer Liquiditätsplanung und Zwischenzahlen nicht kennt, kann die Fristen nicht einhalten. Eine monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung und ein Liquiditätsplan sind deshalb keine Kür, sondern Pflichtprogramm.
Haftung für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
Zwei Haftungstatbestände treffen Geschäftsführer besonders häufig:
- Steuern (§ 69 i. V. m. § 34 AO): Der Geschäftsführer haftet persönlich, wenn Steuern der Gesellschaft infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder entrichtet werden. Praktisch relevant sind Lohnsteuer und Umsatzsteuer. In der Krise gilt der Grundsatz der anteiligen Tilgung: Das Finanzamt darf nicht schlechter gestellt werden als andere Gläubiger; bei der Lohnsteuer sind notfalls die Nettolöhne zu kürzen.
- Sozialversicherung (§ 266a StGB): Das Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen zur Sozialversicherung ist eine Straftat – unabhängig davon, ob die Löhne tatsächlich gezahlt wurden. Zivilrechtlich folgt daraus eine persönliche Haftung gegenüber den Einzugsstellen (§ 823 Abs. 2 BGB). Arbeitnehmeranteile haben in der Praxis daher Vorrang vor fast allen anderen Zahlungen.
Geschäftsführervertrag, Vergütung und verdeckte Gewinnausschüttung
Von der organschaftlichen Bestellung zu unterscheiden ist der Anstellungsvertrag, der Vergütung, Urlaub, Nebentätigkeiten, Wettbewerbsverbot und Kündigungsfristen regelt. Ein Geschäftsführer ist kein Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinn; Kündigungsschutzgesetz und Arbeitsgerichtsbarkeit gelten grundsätzlich nicht.
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern prüft das Finanzamt die Vergütung auf verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA). Unangemessen hohe Gehälter, Tantiemen oder Pensionszusagen, die einem fremden Geschäftsführer nicht gewährt würden, werden steuerlich als Gewinnausschüttung behandelt – mit Körperschaftsteuer auf Ebene der Gesellschaft und Kapitalertragsteuer beim Gesellschafter. Bei beherrschenden Gesellschaftern kommen formale Anforderungen hinzu: Vereinbarungen müssen klar, im Voraus, zivilrechtlich wirksam und tatsächlich durchgeführt sein. Ein schriftlicher Vertrag vor der ersten Gehaltszahlung ist deshalb unverzichtbar.
Fremd- und Gesellschafter-Geschäftsführer
| Merkmal | Fremdgeschäftsführer | Gesellschafter-Geschäftsführer |
|---|---|---|
| Beteiligung | Keine | Hält Geschäftsanteile |
| Weisungsgebundenheit | Vollständig an Gesellschafterbeschlüsse gebunden | Bei Mehrheit oder Sperrminorität faktisch weisungsfrei |
| Sozialversicherung | In der Regel versicherungspflichtig | Bei mindestens 50 % oder Sperrminorität in der Regel versicherungsfrei; Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung empfehlenswert |
| Steuerliche Prüfung der Vergütung | Fremdvergleich entfällt weitgehend | vGA-Risiko, formale Anforderungen |
| Haftung nach § 43 GmbHG | Gleich | Gleich |
Die Haftung unterscheidet sich zwischen beiden Gruppen nicht. Ein Fremdgeschäftsführer kann sich allerdings durch Weisungen der Gesellschafter entlasten, sofern diese nicht gesetzeswidrig sind; ein Alleingesellschafter-Geschäftsführer kann sich selbst nicht entlasten, wenn Gläubigerinteressen berührt sind.
D&O-Versicherung
Eine Directors-and-Officers-Versicherung deckt Vermögensschäden ab, die der Geschäftsführer der Gesellschaft (Innenhaftung) oder Dritten (Außenhaftung) durch Pflichtverletzungen zufügt, und übernimmt die Abwehr unberechtigter Ansprüche. Versicherungsnehmer ist in der Regel die Gesellschaft, versichert sind die Organe. Vorsatz und wissentliche Pflichtverletzungen sind ausgeschlossen, Geldstrafen und Bußgelder ebenfalls. Für kleinere Gesellschaften sind Policen mit Deckungssummen von einer bis einigen Millionen Euro üblich; die Prämien hängen von Branche, Umsatz und Deckung ab. Angesichts der Haftungsrisiken aus § 15b InsO und § 69 AO ist sie auch bei kleinen Gesellschaften eine ernsthafte Überlegung wert.
Fazit
Das Amt des GmbH-Geschäftsführers verbindet weitreichende Befugnisse mit persönlicher Verantwortung. Die wichtigsten Haftungsfallen – verspäteter Insolvenzantrag, nicht abgeführte Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, fehlende Buchführung – lassen sich durch Organisation vermeiden: aktuelle Zahlen, dokumentierte Entscheidungen, schriftlicher Anstellungsvertrag und eine D&O-Versicherung als Rückhalt. Wer eine Gesellschaft übernimmt, sollte sich diese Pflichten vor dem Notartermin bewusst machen; weitere Antworten finden Sie in unseren FAQ. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Grundsätzlich nicht. Für Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet nur das Gesellschaftsvermögen. Eine persönliche Haftung entsteht erst durch Pflichtverletzungen, etwa verspäteten Insolvenzantrag, nicht abgeführte Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge oder durch persönlich übernommene Bürgschaften.
Nein. Die Delegation ist zulässig und üblich, der Geschäftsführer bleibt aber zur sorgfältigen Auswahl und Überwachung verpflichtet. Er muss die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft selbst kennen und bei Anzeichen einer Krise reagieren.
Die Bestellung begründet die Organstellung und erfolgt durch Gesellschafterbeschluss; sie kann jederzeit widerrufen werden. Der Anstellungsvertrag regelt das Dienstverhältnis mit Vergütung und Kündigungsfristen. Beide sind rechtlich getrennt: Eine Abberufung beendet den Vertrag nicht automatisch.
Das hängt von seiner Stellung ab. Wer mindestens 50 Prozent der Anteile oder eine Sperrminorität hält und damit Weisungen verhindern kann, ist in der Regel versicherungsfrei. In Zweifelsfällen sollte ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt werden.
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