Der Notartermin ist absolviert, die Geschäftsanteile sind übertragen, Sie sind Geschäftsführer Ihrer eigenen GmbH. Eine Vorratsgesellschaft erspart Ihnen die Gründungsphase, nicht aber die Pflichten, die mit der Aufnahme des Geschäftsbetriebs verbunden sind. Einige davon haben gesetzliche Fristen von einer Woche bis einem Monat. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben der ersten 30 Tage nach Dringlichkeit und erklärt, worauf es jeweils ankommt.
Tag 0 bis 3: Unmittelbar nach dem Notartermin
1. Transparenzregister aktualisieren – unverzüglich
Die Gesellschaft muss ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen (§ 20 GwG). Nach dem Anteilskauf hat sich der wirtschaftlich Berechtigte geändert; die Mitteilung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. Das Transparenzregister ist seit 2021 ein Vollregister – die frühere Mitteilungsfiktion über das Handelsregister gilt nicht mehr. Die Meldung erfolgt online über das Portal des Transparenzregisters und setzt eine Registrierung voraus. Versäumnisse sind bußgeldbewehrt, und Banken gleichen bei der Kontoumschreibung die Angaben ab. Diese Aufgabe gehört daher an den Anfang.
2. Handelsregistereintragung verfolgen
Der Notar reicht Geschäftsführerwechsel, neue Gesellschafterliste und gegebenenfalls Satzungsänderungen (Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand) elektronisch beim Registergericht ein. Die Eintragung dauert je nach Gericht in der Regel wenige Tage bis einige Wochen. Bis dahin sind Sie zwar wirksam zum Geschäftsführer bestellt, aber im Register noch nicht sichtbar. Für Behörden, Banken und Vertragspartner ist der aktuelle Registerauszug meist Voraussetzung – planen Sie die Wartezeit ein und fordern Sie den Auszug nach Eintragung über das Registerportal an.
3. Konto umschreiben lassen
Hat die Gesellschaft bereits ein Geschäftskonto, reichen Sie bei der Bank die notarielle Urkunde, die neue Gesellschafterliste und Ihre Ausweisdokumente ein. Die Bank identifiziert die neuen Verfügungsberechtigten und den wirtschaftlich Berechtigten. Viele Institute stellen die Umschreibung erst nach Registereintragung fertig. Alternativ eröffnen Sie ein neues Konto bei einer Bank Ihrer Wahl – was wiederum eigene Prüfzeiten mit sich bringt.
Tag 1 bis 7: Fristgebundene Anmeldungen
4. Berufsgenossenschaft – binnen einer Woche
Jedes Unternehmen muss sich binnen einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden (§ 192 SGB VII). Das gilt auch, wenn Sie zunächst keine Mitarbeiter beschäftigen. Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, ergibt sich aus der Branche; die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bietet eine Zuständigkeitsabfrage an. Ein Fremdgeschäftsführer ist in der Regel pflichtversichert, ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer nicht – eine freiwillige Versicherung ist möglich.
5. Gewerbeanmeldung – spätestens mit Beginn der Tätigkeit
Die Aufnahme eines Gewerbes ist der Gemeinde anzuzeigen, in der die Betriebsstätte liegt (§ 14 GewO). Formal muss die Anzeige gleichzeitig mit Beginn der Tätigkeit erfolgen; in der Praxis wird eine Nachmeldung innerhalb eines Monats von den meisten Gewerbeämtern ohne Folgen akzeptiert. Viele Gemeinden bieten die Anmeldung online an. Beizufügen sind Handelsregisterauszug beziehungsweise notarielle Urkunde, Ausweis und bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten der entsprechende Nachweis. Hat die Gesellschaft ihren Sitz verlegt, ist zusätzlich die Abmeldung am alten Sitz zu bedenken – bei einer Vorratsgesellschaft war meist noch kein Gewerbe angemeldet, weil kein Geschäftsbetrieb bestand.
Tag 7 bis 30: Steuern, Register, Organisation
6. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – binnen eines Monats
Nach § 138 Abs. 1b und Abs. 4 AO ist das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Gründung beziehungsweise Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über ELSTER zu informieren. Bei einer Vorratsgesellschaft war die Gesellschaft steuerlich bereits erfasst; durch Gesellschafterwechsel, neuen Geschäftsführer und Aufnahme des operativen Geschäfts ist das zuständige Finanzamt jedoch zu informieren, gegebenenfalls wechselt bei Sitzverlegung auch die Zuständigkeit. Im Fragebogen geben Sie unter anderem Geschäftsgegenstand, erwartete Umsätze und Gewinne, Bankverbindung und die gewünschte Besteuerung an. Beantragen Sie hier auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn Sie Leistungen innerhalb der EU erbringen oder beziehen. Die Steuernummer der Gesellschaft bleibt bei unverändertem Finanzamt bestehen.
7. IHK-Mitgliedschaft – automatisch
Eine GmbH ist kraft Gesetzes Mitglied der Industrie- und Handelskammer ihres Sitzes (§ 2 IHKG); eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die IHK erhält die Daten über Gewerbeamt und Finanzamt und meldet sich mit einem Beitragsbescheid. Handwerksbetriebe gehören stattdessen der Handwerkskammer an. In den ersten Jahren fallen je nach Kammer und Ertragslage reduzierte oder keine Beiträge an.
8. Impressum und Website
Sobald die Gesellschaft nach außen auftritt, gelten die Informationspflichten des Digitale-Dienste-Gesetzes (§ 5 DDG), das 2024 das Telemediengesetz abgelöst hat. Das Impressum muss Firma mit Rechtsformzusatz, Anschrift, vertretungsberechtigte Geschäftsführer, Registergericht und Handelsregisternummer sowie die USt-IdNr. enthalten, sobald diese vorliegt. Dieselben Angaben gehören nach § 35a GmbHG auf Geschäftsbriefe einschließlich E-Mails. Bei Vorratsgesellschaften mit geänderter Firma müssen Sie zudem prüfen, ob bestehende Angaben im Netz – etwa in Branchenverzeichnissen – noch den alten Namen führen.
9. Geschäftsführervertrag
Bestellung und Anstellung sind zwei verschiedene Dinge. Die Bestellung ist mit dem Gesellschafterbeschluss erfolgt; der Anstellungsvertrag regelt Vergütung, Urlaub, Nebentätigkeiten und Haftungsfragen. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist der Vertrag auch steuerlich bedeutsam: Nur klare, im Voraus getroffene und tatsächlich durchgeführte Vereinbarungen werden vom Finanzamt anerkannt, andernfalls droht die Einordnung als verdeckte Gewinnausschüttung. Der Vertrag sollte daher in den ersten Wochen geschlossen werden, nicht rückwirkend.
10. Buchhaltung und Steuerberater
Eine GmbH ist zur doppelten Buchführung und zur Aufstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Hinzu kommen laufende Umsatzsteuer-Voranmeldungen – im Gründungsjahr und im Folgejahr in der Regel monatlich – sowie die Offenlegung im Unternehmensregister. Suchen Sie den Steuerberater früh, denn er benötigt Zugang zu ELSTER, Bankkonto und Belegen von Anfang an. Klären Sie außerdem, ob die Vorratsgesellschaft noch einen Jahresabschluss für die Vorratsphase offenlegen muss und wer diesen erstellt; seriöse Verkäufer regeln das im Kaufvertrag.
11. Versicherungen
Pflichtversicherungen außerhalb der Unfallversicherung bestehen für die GmbH nur branchenabhängig. Sinnvoll sind in den meisten Fällen eine Betriebshaftpflicht, bei beratenden Tätigkeiten eine Vermögensschadenhaftpflicht und für die Geschäftsführung eine D&O-Versicherung, die persönliche Haftungsrisiken abdeckt. Prüfen Sie vor Vertragsschluss, ob Branchen- oder Berufsverbände Rahmenverträge anbieten.
Checkliste im Überblick
| Aufgabe | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Transparenzregister | Unverzüglich | § 20 GwG |
| Berufsgenossenschaft | 1 Woche | § 192 SGB VII |
| Gewerbeanmeldung | Mit Beginn, praktisch bis 1 Monat | § 14 GewO |
| Steuerliche Erfassung | 1 Monat | § 138 AO |
| Kontoumschreibung | Sofort beantragen | Vertrag / GwG |
| Impressum, Geschäftsbriefe | Ab Außenauftritt | § 5 DDG, § 35a GmbHG |
| IHK | Automatisch | § 2 IHKG |
| Geschäftsführervertrag, Steuerberater, Versicherungen | Innerhalb der ersten Wochen | – |
Wichtig: Viele Stellen verlangen den Handelsregisterauszug mit den eingetragenen Änderungen. Beginnen Sie trotzdem nicht erst nach der Eintragung – Transparenzregister, Berufsgenossenschaft und Kontoumschreibung lassen sich mit der notariellen Urkunde vorbereiten oder bereits erledigen.
Fazit
Die ersten 30 Tage mit einer gekauften GmbH sind weniger eine Frage des Aufwands als der Reihenfolge. Transparenzregister und Berufsgenossenschaft haben die kürzesten Fristen, Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung folgen innerhalb eines Monats, Kontoumschreibung und Registereintragung laufen parallel. Wer diese Punkte in der ersten Woche anstößt und früh einen Steuerberater einbindet, hat die Gesellschaft nach einem Monat vollständig arbeitsfähig. Welche Unterlagen Sie von Anbietern wie Firmenexpress bei der Übergabe erhalten sollten, erfahren Sie unter /ablauf.html; weitere Fragen beantwortet die FAQ.
Häufige Fragen
Ja. Mit dem Kauf wechselt der wirtschaftlich Berechtigte, und diese Änderung ist unverzüglich mitzuteilen. Die frühere Mitteilungsfiktion über das Handelsregister gilt seit 2021 nicht mehr.
In der Regel nicht, solange das zuständige Finanzamt gleich bleibt. Bei einer Sitzverlegung in einen anderen Finanzamtsbezirk wird eine neue Steuernummer vergeben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder beim Bundeszentralamt für Steuern.
Die Anmeldung ist binnen einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit vorgeschrieben. Eine verspätete Anmeldung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden; in der Praxis führt sie meist zu Nachfragen und rückwirkenden Beiträgen. Nachholen ist in jedem Fall besser als Abwarten.
Ja. Die Bestellung wird mit dem Gesellschafterbeschluss wirksam, die Eintragung hat nur deklaratorische Wirkung. Vertragspartner und Banken verlangen in der Praxis jedoch häufig einen aktuellen Registerauszug, bis dahin hilft die notarielle Urkunde als Nachweis.
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