Notartermin online: So läuft die Beurkundung per Video

Wer eine GmbH gründet oder eine Vorratsgesellschaft übernimmt, kommt am Notar nicht vorbei. Seit dem 1. August 2022 muss dafür aber nicht mehr zwingend jemand persönlich in der Kanzlei erscheinen: Das Online-Verfahren der Bundesnotarkammer erlaubt die Beurkundung per Videokonferenz. Dieser Beitrag erklärt, welche Vorgänge online möglich sind, welche technischen Voraussetzungen Sie erfüllen müssen und wo das Verfahren an seine Grenzen stößt.

Rechtlicher Rahmen: §§ 16a ff. BeurkG

Grundlage der Online-Beurkundung ist das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG), das zum 1. August 2022 in Kraft trat. Es hat die §§ 16a bis 16e in das Beurkundungsgesetz eingefügt. Danach kann der Notar bestimmte Urkunden mittels Videokommunikation errichten, sofern ein von der Bundesnotarkammer betriebenes Videokommunikationssystem genutzt wird. Ein Jahr später, zum 1. August 2023, hat das Ergänzungsgesetz (DiREG) den Anwendungsbereich erweitert.

Wichtig für die Einordnung: Es handelt sich nicht um eine beliebige Videokonferenz über Zoom oder Teams. Zulässig ist ausschließlich das System der Bundesnotarkammer, das Identifizierung, Signatur und Urkundenerstellung in einem geschlossenen Verfahren zusammenführt. Der Notar bleibt dabei in seiner üblichen Rolle: Er belehrt, liest die Urkunde vor, prüft die Identität und nimmt die elektronische Signatur entgegen.

Was online beurkundet werden kann

Der Katalog der online zulässigen Vorgänge ist abschließend. Für Kapitalgesellschaften sind derzeit vor allem folgende Vorgänge relevant:

• Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) – seit 2022 bei Bargründung, seit 2023 auch bei Sachgründung.
• Einstimmige Gesellschafterbeschlüsse, insbesondere Satzungsänderungen, Kapitalmaßnahmen oder die Änderung von Firma und Sitz, sofern alle Gesellschafter zustimmen.
• Handelsregisteranmeldungen, also die öffentliche Beglaubigung der Unterschrift des Geschäftsführers, etwa bei Geschäftsführerwechsel oder Sitzverlegung.
• Gründungsvollmachten für die Vertretung bei einer Online-Gründung.

Sonderfall: Abtretung von GmbH-Geschäftsanteilen

Beim Kauf einer Vorratsgesellschaft steht nicht die Gründung im Mittelpunkt, sondern die Übertragung der Geschäftsanteile. Hier ist Vorsicht geboten: Die Abtretung von Geschäftsanteilen nach § 15 Abs. 3 GmbHG ist im Grundsatz weiterhin eine Präsenzbeurkundung. Online möglich ist die Übernahme von Geschäftsanteilen im unmittelbaren Zusammenhang mit der Gründung, nicht jedoch der isolierte Anteilskaufvertrag über eine bereits bestehende Gesellschaft.

In der Praxis wird dieses Hindernis häufig über die Vertretung gelöst: Der Käufer lässt sich beim Präsenztermin durch einen Vertreter ohne Vertretungsmacht vertreten und genehmigt die Erklärung anschließend. Die Genehmigungserklärung benötigt nur eine beglaubigte Unterschrift, und die Unterschriftsbeglaubigung ist im Online-Verfahren zulässig. Ob dieser Weg im Einzelfall gangbar ist, hängt von der Konstellation ab – etwa davon, ob neben der Abtretung weitere Beschlüsse gefasst werden. Klären Sie das vorab mit dem beurkundenden Notar.

Technische Voraussetzungen

Für die Teilnahme brauchen Sie drei Dinge:

1. Die Notar-App der Bundesnotarkammer auf einem Smartphone mit NFC-Funktion. Über die App wird der Chip des Ausweises ausgelesen und das Lichtbild an den Notar übermittelt.
2. Ein Ausweisdokument mit elektronischem Identitätsnachweis: der deutsche Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion (eID), die eID-Karte für EU-Bürger oder der elektronische Aufenthaltstitel. Sie benötigen die sechsstellige PIN. Ist die Online-Funktion nicht freigeschaltet, kann dies bei der Meldebehörde nachgeholt werden – planen Sie das rechtzeitig ein.
3. Ein Endgerät mit Kamera, Mikrofon und stabiler Internetverbindung für die eigentliche Videokonferenz, in der Regel ein Laptop oder PC.

Die qualifizierte elektronische Signatur, mit der Sie die Urkunde unterzeichnen, wird im Verfahren selbst erzeugt. Ein eigenes Signaturzertifikat müssen Sie dafür nicht vorab beschaffen; die Bundesnotarkammer stellt es im Rahmen des Termins bereit. Wer bereits über ein qualifiziertes Zertifikat verfügt, kann dieses in bestimmten Fällen ebenfalls nutzen.

Ablauf Schritt für Schritt

1. Terminvereinbarung und Entwurf. Der Notar erhält die Unterlagen – bei einer Gründung etwa Gesellschafterliste, Satzungsentwurf, Angaben zu Geschäftsführern – und erstellt den Urkundenentwurf. Die Beteiligten erhalten den Entwurf vorab zur Prüfung.
2. Registrierung im Online-Portal. Sie legen ein Nutzerkonto im Portal der Bundesnotarkammer an und laden die Notar-App herunter.
3. Identifizierung. Vor oder zu Beginn des Termins lesen Sie Ihren Ausweis per App aus. Der Notar vergleicht das ausgelesene Lichtbild mit dem Videobild.
4. Videokonferenz. Der Notar verliest die Urkunde vollständig, erläutert den Inhalt und beantwortet Fragen – wie im Präsenztermin.
5. Elektronische Signatur. Alle Beteiligten unterzeichnen die elektronische Niederschrift mit qualifizierter elektronischer Signatur, zuletzt der Notar.
6. Weiterverarbeitung. Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim Handelsregister ein und übermittelt Ihnen die elektronische Urkunde.

Dauer und Kosten

Der Termin selbst dauert bei einer einfachen Gründung in der Regel 30 bis 60 Minuten, abhängig von Umfang der Satzung und Zahl der Beteiligten. Die Vorbereitung – Registrierung, Freischaltung der eID, Prüfung des Entwurfs – sollten Sie mit einigen Tagen Vorlauf einplanen.

Die Notarkosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und sind im Online-Verfahren genauso hoch wie bei der Präsenzbeurkundung. Hinzu kommt lediglich eine geringe Gebühr für die Nutzung des Videokommunikationssystems. Ein Kostenvorteil entsteht also nicht über die Notargebühren, sondern über eingesparte Reisezeit und Reisekosten.

Vorteile und Grenzen

Wer eine Vorratsgesellschaft übernimmt, wird häufig mit einer Kombination arbeiten: Präsenztermin mit Vertretung für die Abtretung, Online-Beglaubigung für die Genehmigung und die Handelsregisteranmeldung. Anbieter wie Firmenexpress organisieren den Notartermin wahlweise online oder vor Ort; den Ablauf im Einzelnen finden Sie unter /ablauf.html.

Fazit

Die Online-Beurkundung ist seit 2022 ein verlässliches, rechtssicheres Verfahren für GmbH-Gründungen, einstimmige Beschlüsse und Registeranmeldungen. Sie spart Reisezeit, nicht aber Notargebühren. Für den Kauf einer bestehenden Gesellschaft ist das Verfahren nur eingeschränkt nutzbar, weil die Anteilsabtretung in der Regel einen Präsenztermin verlangt – der sich jedoch über eine Vertretung mit nachträglicher Online-Genehmigung oft ohne eigene Anreise abwickeln lässt. Entscheidend ist eine frühzeitige Abstimmung mit dem Notar, welcher Weg für Ihre Konstellation passt.

Häufige Fragen